Retorik – Konsten att övertyga

Om någon har fått i uppdrag att organisera en aktivitet, informera arbetsgivaren eller uppdragsgivaren, (om du är entreprenör eller konsult exempelvis), var någonstans i projektet de befinner sig eller skicka ut information till en styrelse passar det här slaget av rapport alldeles perfekt för detta ändamål. Givetvis får informativa rapporter INTE innehålla några personliga åsikter utan skall endast innehålla saklig, objektiv information. Vad man dock kan lägga till är lite värme och omtanke i stil med: Det är med glädje som jag kan informera om…

VAD är det bra att tänka på? Tidsaspekten… Nu är det bra att kunna lite grammatik igen. Varför? För att undvika att av misstag blanda in några tänkta, framtida idéer är det bra att ha klart för sig att den informativa rapporten ENBART ger information om sådant som redan har hänt. Istället för att skriva i presens, (jag gör), eller futurum, (jag skall göra/jag kommer att göra/jag gör det imorgon) så är det bra att tänka på verb i dåtid som exempelvis: Jag gjorde, jag har gjort, jag hade gjort…

Informationen som presenteras skall:

1. Framstegen/ Utvecklingen som det skall informeras om skall redan HA GJORTS.
2. Mötet HAR REDAN ÄGT Rum och nu är det dags att informera om det.
3. Beslut om framtiden HAR REDAN FATTATS och uppdraget är bara att informera om det. Läs mer…

Rapportskrivning dåtid, fraser för avslutning av en informativ rapport, fraser för inledning i den informativa rapporten, informativ rapport, mall för informativ rapport, objektiv information, saklig, struktur för informativ rapport

Om du någon gång har fått i uppdrag att utvärdera huruvida din kollega lämpar sig för posten som rektor eller om ni skall satsa på en ny marknad eller inte vet du redan säkert hur en utvärderande rapport ser ut men jag rekommenderar dig ändå att läsa igenom dagens text i hopp om att du få med dig något värdefullt guldkorn.

Av namnet framgår att någon har begärt att en formell utredning som skall hjälpa företaget eller departementet att ta ställning till om det är värt att satsa på den nya marknaden, idén, planen eller personen eller inte, så det är av yttersta vikt att informationen presenteras objektivt och sakligt. Fakta skall presenteras så att det skall vara lätt att utröna varför du väljer att rekommendera en viss linje eller handlingssätt.

Läs mer…

Rapportskrivning formell utredning, objektiva fakta, objektivitet, rekommendation, utvärdera en person för befordran, utvärderande rapport

The Result Followed by a Recommendation.

What to think about: Be objective, impartial, base all your statements on facts, logos.

OUTLINE

1. Describe your theme. As requested…, I have been assigned to assess the possibility to find a location for a new sports centre close to the city centre…

2. Introduction. The purpose of this assessment has been to… Despite the efforts I have found this work very satisfying and it reminds me of… (here you can use a quotation…) what Thomas Henry Huxley once said: “Zeal without knowledge is fire without light.” (Huxley had planned to leave Oxford instead of participating in a debate but he changed his mind, stayed, debated and won…)
Thesis. First of all I would like to say that I will recommend … rather than… Here you can use phrases like: It would be ideal to… It would/not be advantageous/practical to…

3. Summary of Reasons. The main reason… But I will return to that later on.

4. General Conditions/Problems/Challenges. The reason for this issue… At the same time…

5. Alternative Actions. In this situation there may be two possible solutions.

6. Comparisons/Advantages – Disadvantages. The advantage of the first alternative is … while on the other hand there are two serious disadvantages connected to… Regarding the second alternative… there is one also a problem but…

7. Additional Alternatives. Furthermore, it would be possible to solve most problems if one took a third alternative into consideration… However… In addition…

8. Recommendation. On the basis on the points mentioned above… Therefore I recommend… The only/obvious conclusion to be drawn from these facts is…

Läs mer…

Presentation of a Report in English assessment report, impartial, objective, Presentation, recommendation, report

Les hele Stoltenbergs tale fra Oslo Domkirke her:

Deres majesteter,

kjære Eskil,

kjære alle sammen,

Det er nå snart to døgn siden Norge ble rammet av den største ugjerningen siden krigen. På Utøya og i Oslo.

Det føles som en evighet.

Det har vært timer, dager og netter fylt av sjokk, fortvilelse, sinne og gråt.

Läs mer…

Begravningstal Värderande tal begravningstal, Jens Stoltenberg, Katastrof i OsloOslo, Minnestal

Helgen har överskuggats av rapporteringen från Oslo, det fasansfulla dådet som krävde så många oskyldiga människors liv helt och hållet i onödan. Med tanke på att det har skrivits och kommer att skrivas spaltmetrar om denna ofattbara handling som har försatt en hel nation i sorg så skall jag inte skriva om det men väl kommentera om sättet varpå informationen framfördes av olika reportrar samt analysera Jens Stoltenbergs varma, uppriktiga och känslosamma minnestal över offren varav han kände vissa personligen. Talet följer mönstret för ett värderande tal så det kan vara väl värt att granska hans text noggrannare.

Läs mer…

Begravningstal Värderande tal att bli intervjuad, begravningstal, Ethos, Information, intervjua, Katastrof i Oslo, Minnestal, Pathos, rapportering, stamning, Stoltenbergs tal, värderande tal

Rapporter bör skrivas i formell stil med komplexa, fullständiga meningar, ett flitigt användande av passiv form och med ord som länkar ihop meningar. Givetvis skall talspråk undvikas.

Vad innebär då en komplex, eller fullständig mening kanske någon undrar. För att till fullo behärska retorik är det bra att känna till en del grammatik. Nej, sucka inte… det handlar inte om att kunna rabbla upp en massa termer utan snarare att få en ökad förståelse av hur ett substantiv, en konjunktion, ett verb eller adverb kan hjälpa dig att bli tydligare, klarare eller vagare när du uttrycker dig muntligt likväl som skriftligt.

I korthet:

Ett substantiv kan man skriva en, ett eller flera framför, ex. en sol, flera solar.

En konjunktion binder ihop satsdelar eller meningar, ex och, men och varken… eller. Dessa kan ändra betydelsen av meningar vilket jag skrev om under ”Det argumentativa talets nyckelord” vilket betonar det faktum att en viss grammatisk kompetens kan göra oss alla till bättre kommunikatörer.

Ett verb är ord som används för att beskriva vad någon gör, hoppa, studsa eller varför inte skratta

Ett adverb är som ordet anger en beskrivning till verbet, ex. Hon sjunger vackert. Många som är riktigt duktiga på engelska verkar ha undgått detta moment i skolan så jag skall kort visa på skillnaden. Lisa sjunger en vacker sång, (vacker = adjektiv som beskriver substantivet (en) sång, Lisa sings a beautiful song, vilket inte nödvändigtvis betyder att hon sjunger bra medan Lisa sjunger vackert beskriver HUR hon sjunger, (vackert = adverb som beskriver verbet, Lisa sings beautifully.

Det finns även adverb som fungerar som länkande ord i meningar: emellertid, nämligen och därför, (vilket med fördel byts ut mot ordet följaktligen i formella rapporter), etc.

För dig som vill ha lite mer information kan jag rekommendera följande sida: http://www.ordklasser.se/ Här finns även nyttig information om hur skiljetecken som komma och punkt skall användas korrekt.)

Läs mer…

Rapportskrivning adverb, fullständiga meningar, komplexa meningar, konjunktioner, passiv form, Rapportskrivning, substantiv

Det är en grå, kall och regnig fredagseftermiddag i juli så jag har lite tid över till att skriva ner lite tips vilket jag tyvärr inte har gjort på mycket, mycket länge. När jag har varit ute på olika företag under åren har jag lagt märke till att många skickliga svenska ingenjörer, forskare och företagsledare saknar “mallar” i sitt huvud för att skriva rapporter av olika slag.

I Frankrike och England får elever tidigt lära sig mönster för olika slag av situationer som kan uppkomma i yrkeslivet vilket underlättar oerhört när det är viktigare att kunna fokusera sig på innehållet än på formen. Det är ungefär som när man lär sig olika matematiska formler i skolan… Visst minns man formler som man aldrig använder… Vad sägs om den allmänna gaslagen: p x V = n X R X T där R = 8,314 J K^-1 mol^-1

Läs mer…

Rapportskrivning förslagsrapport, informativ rapport, rapport, undersökningsrapport, utvärderingsrapport