RAPPORTSKRIVNING… Några små språkliga råd.

Rapporter bör skrivas i formell stil med komplexa, fullständiga meningar, ett flitigt användande av passiv form och med ord som länkar ihop meningar. Givetvis skall talspråk undvikas.

Vad innebär då en komplex, eller fullständig mening kanske någon undrar. För att till fullo behärska retorik är det bra att känna till en del grammatik. Nej, sucka inte… det handlar inte om att kunna rabbla upp en massa termer utan snarare att få en ökad förståelse av hur ett substantiv, en konjunktion, ett verb eller adverb kan hjälpa dig att bli tydligare, klarare eller vagare när du uttrycker dig muntligt likväl som skriftligt.

I korthet:

Ett substantiv kan man skriva en, ett eller flera framför, ex. en sol, flera solar.

En konjunktion binder ihop satsdelar eller meningar, ex och, men och varken… eller. Dessa kan ändra betydelsen av meningar vilket jag skrev om under ”Det argumentativa talets nyckelord” vilket betonar det faktum att en viss grammatisk kompetens kan göra oss alla till bättre kommunikatörer.

Ett verb är ord som används för att beskriva vad någon gör, hoppa, studsa eller varför inte skratta 🙂

Ett adverb är som ordet anger en beskrivning till verbet, ex. Hon sjunger vackert. Många som är riktigt duktiga på engelska verkar ha undgått detta moment i skolan så jag skall kort visa på skillnaden. Lisa sjunger en vacker sång, (vacker = adjektiv som beskriver substantivet (en) sång, Lisa sings a beautiful song, vilket inte nödvändigtvis betyder att hon sjunger bra medan Lisa sjunger vackert beskriver HUR hon sjunger, (vackert = adverb som beskriver verbet, Lisa sings beautifully.

Det finns även adverb som fungerar som länkande ord i meningar: emellertid, nämligen och därför, (vilket med fördel byts ut mot ordet följaktligen i formella rapporter), etc.

För dig som vill ha lite mer information kan jag rekommendera följande sida: http://www.ordklasser.se/ Här finns även nyttig information om hur skiljetecken som komma och punkt skall användas korrekt.)

FULLSTÄNDIGA, KOMPLEXA MENINGAR.

En fullständig mening innebär att du använder en huvudsats ihop med en bisats. Givetvis låter det krångligare än vad det är för om jag skriver ”Jag tycker om att simma och åka skidor” så tror jag att ni förstår vad jag menar. Den första delen av meningen skulle kunna avslutas efter ordet ”simma” och ändå vara en fullständig mening men det intressanta är att om jag hänger på ordet ”och” som är en konjunktion så kan jag lägga till ”åka skidor” och meningen blir fullt begriplig. Skulle jag däremot endast skriva ”åka skidor” så skulle meningen inte vara fullständig. Läsaren skulle undra VEM som ”åka skidor” och då hamnar verbet ”åka” i infinitiv = grundform och skapar kaos i hjärnkontoret hos läsaren. Är det en uppmaning? Åka skidor ”är bra för hjärtat”? Eller en fråga? Vill du åka skidor i vinter?

KONJUNKTIONER.

För att göra en mening fullständig behövs alltså både ett substantiv som berättar vem eller vad som utför handlingen, verbet. I de fall där man använder konjunktioner kan man både utöka meningen och referera till det första substantivet, i detta fall ”jag” som utövar både simning och skidåkning eller varför inte en (samordnad) konjunktion?

På så vis kan man binda ihop två fullständiga meningar till en och peka på en skillnad, en likhet eller varför inte ett motsatsförhållande. I så fall skulle meningen kunna bli som följer: Jag tycker om att simma och åka skidor men Kalle tycker bättre om att gå på gym. I det här fallet blir ordet ”men” ett ord som inte bara binder ihop meningen och visar på olika idrottsintresse utan även på det faktum att Kalle föredrar det sistnämnda framför det som textens ”jag” tycker om.

De valda exemplen kan synas simpla men ifråga om att skriva rapporter kan liknande formuleringar hjälpa dig att uppnå rätt effekt. Ex. Importen ökade kraftigt medan exporten växte betydligt långsammare. I samma mening kan skribenten visa på ett kontrasterande förhållande för att visa på ett orosmoment.

ADVERB.

Ytterligare ett exempel där adverbet följaktligen används som en ersättning för därför i syfte att göra texten mer formell när en rapport skall skrivas: Leksakerna har under året tillverkats av ett företag i Långtbortistan som har använt sig av billigare och sämre material än vår fabrik i Teddyköping vilket har resulterat i ett ökat antal reklamationer och kostnader vilka motsvarar tillverkning här. Följaktligen föreslår den tillsatta expertgruppen att tillverkningen skall flyttas tillbaka till Teddyköping tills företaget i Långtbortistan kan erbjuda likvärdiga material och tillverkningsprocesser för att inte företagets goda renommé skall undergrävas.

PASSIV FORM.

I detta exempel passade jag på att även smyga in passiv form då det är en grammatisk finess som riktar fokus på vad som är det viktiga i rapporten. I exemplet ovan är det ganska klart att leksakerna är i fokus för när kunderna ser dem så tänker de omedelbart på företaget och vad det representerar; trygghet, säkerhet, kontrollerade leksaker för barn, inte på var de tillverkas. Det är alltså av största vikt att företagets goda rykte bevaras intakt.

I en passiv sats vänder man fokus på meningen och man kan i sitt inre skriva ut ett ”av” även om det inte behöver skrivas.

Skillnaden på en aktiv, A, och en passiv, P, sats:

A: Lisa sjunger en sång.

P: Sången sjungs av Lisa.

A: Ett företag i Långtbortistan har under året tillverkat leksakerna… Fokus? Företaget i L…

P: Leksakerna har under året tillverkats av ett företag i L… Fokus? Leksakerna.

A: Vi kan sälja dessa produkter i …

P: Dessa produkter kan säljas, (underförstått: Av oss…), …

A: Företaget kan skicka hem en penna i gåva åt varje kund…

P: Varje kund kan få en penna i gåva av företaget…

A: Företaget bör vidta följande åtgärder för att uppnå förväntat resultat.

P: Resultat som kan förväntas av att företaget vidtar följande åtgärder…

ÖVNINGAR

För att få detta sätt att skriva att kännas naturligt föreslår jag att du gör det till en lek hemma med familjen. Smörgåsen skickas bredd över bordet av den snälla mamman till den busiga dottern, Köttet skall grillas av pappa när gästerna kommer eller Bollen slås hårt över nätet av flickan… Bilen övningkörs av den tonårige sonen… javisst är bilen viktig i detta fall med tanke på att pappan, i de flesta fall, vaktar som en hök över lacken på sin bil som han gärna polerar mer än vardagsrumsgolvet 😉

Var snäll och klaga inte på könsrollerna i mina meningar… tänk på syftet och ironin med verkligheten hellre än att tänka på den eviga debatten mellan könen 😉

Träning ger färdighet… så sätt igång och få familjen att skratta över dina galna meningar så kommer du att överraska dig själv när det är dags att skriva rapporter då semestern tar slut.

Men nu… ut i trädgården där… Gräsmattan klipps av vår nye vän Ambrogio… en gräsklipparrobot 🙂

Kommentera